ルールが必要になるサイン

社員が個人アカウントでAIを使っている、問い合わせ返信や見積文面の下書きに使っている、顧客名や契約内容を入れてよいか迷っている。この状態なら、細かい規程を作る前に最低限の入力禁止情報と確認ルールを決めた方が安全です。

最初に決める3つ

最初に決めるのは、入力してはいけない情報、使ってよい業務、人が確認する範囲です。顧客名、連絡先、契約内容、未公開の金額、個別のクレーム内容はそのまま入力しない。公開情報の整理、文章の下書き、社内向けのたたき台作成は使ってよい。対外送信、価格、契約、採用、法務、個人情報を含む判断は人が確認する。この3点だけでも迷いは減ります。

禁止だけでは使われません

全面禁止にすると、業務改善は進まず、見えないところで使われるリスクも残ります。公開情報で使える業務、匿名化すれば使える業務、使わない業務に分ける方が現場で続けやすくなります。大事なのは、社員が判断に迷った時に戻れる短いルールを作ることです。

社内に配る形は短くてよい

最初から長い規程にする必要はありません。入力禁止情報、使ってよい業務例、社外へ送る前の確認項目、困った時の相談先を1枚にまとめれば十分に始められます。研修を行う場合も、この1枚があると、社員がAIをどう使えばよいか判断しやすくなります。

無料相談で確認できること

30分無料相談では、いま社内でAIをどう使っているか、どの情報を扱うか、人の確認が必要な場面はどこかを確認します。正式なルール作成に進む前に、すぐ決めておくべき入力禁止情報と確認ルールを整理できます。